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8步搞定ERP基础数据收集
ERP
发布时间:2017/11/29
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ERP的主要 作用就是对企业信息的整合,而信息 的载体和表达都要通过数据完成。对项目实施来讲,基础数 据的准备工作难度最大。

首先,基础数据涉及面广,涵盖了 企业中所有可见信息和不可见信息。物料基本信息,产品结构数据,会计科目,供应商客户信息,部门、工厂、仓库、车间信 息等等属于可见信息,这些信 息在手工作业中也会用到。不可见 信息如单据类型、仓库性质、计划参数等,这些信 息在手工管理信息时是不会涉及到的,它们会 影响到系统计算。

另外,基础数 据准备的工作量大,以上各 类信息的记录数从几个到几十万都有,而每条 记录包含的字段又可多达上百个,两者的 乘积简直是天文数字,通常造 成项目延期的原因有90%来自于基础数据整理。

数据的 正确性是最重要的,基础数 据是许多程序正确运行的基础,如物料 计划和生产计划就是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM结构等计算得到的,如果其 中任何一个数据与实际不符,计划结 果就将没有任何指导意义。

正是因 为基础数据具有这些特征,从而造 成了收集准备工作量大、难组织,一般需 要多个部门协调,投入的 人力和时间都比较多,见效周期长,因此阻力也是很大的。

为了帮 助企业更有效地实施ERP,下面谈一下如何快速、低成本、低错误 率地完成基础数据准备。

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第一步:确定工作范围

首先根据ERP项目范 围确定哪些数据需要准备,然后确 定参与部门和人员配备,进而确定工作计划,切记不 可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做,必须对 此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计 划中还要注意安排定期的会议,以方便 工作人员之间沟通。

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第二步:建立必要的编码原则

ERP软件对 数据的管理是通过编码实现的,编码可 以对数据进行唯一的标识,并且贯 穿以后的查询和应用,建立编 码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则,也为庞 杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法,所谓磨刀不误砍柴工,大家切不可急于求成,忽略了 这些重要的工作。 

另外,编码原 则的制定属于企业级标准的建立,应该按照ISO9000的标准制定和管理,尤其对 于量大的基础数据(如物料主文件的编码)必须由 多个部门共同确定方案。

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第三步:建立公用信息

建立的 公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。这些数 据会在其他基础数据中被引用,并且数据量不大,可以利 用较少的时间和人力完成。如果整 理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话,整体效 率和进度会大打折扣。

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第四步:BOM结构的确定
(根据企业情况可选)

如果企 业应用生产系统、计划或产品研发模块,BOM就是必须的基础数据。这里首 先应该明确原料到半成品、半成品 到产品的级次关系,这步工 作的难点是半成品设定的问题。如果半 成品设定层次少或层次不设定,今后的 统计分析就不能细化;如果半成品设定多,就会大大增加数据量。

如果遇到下列情况,那么半 成品要设置编码管理:对半成品建立库存账、或者采 用安全库存管理、半成品 对外销售或用于售后服务,除此以 外半成品尽量不用编码,也不用录入软件系统,BOM 每多一层,相应增加BOM数据量 的同时还会增加物料信息的数据量,我个人 的观点是尽量少的BOM阶次可 以使这项工作处于可控状态。

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第五步:收集第一手资料
将原来 的离散数据从不同部门集中


在这些离散数据中,仅物料基本信息一项,字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中,应利用 统一格式的表格在各个部门间交叉流转,让各部 门将与自己相关的数据填入表格,完成后 传递给下个部门,以此类推,直到完成此步工作。在工作 中应注意传递的安排,传递路径需提前确定。为了保证工期,可以让 不同部门同时开始,然后交叉传递,或者一 个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时,将每张 发出的表格统一编号(唯一),并在部 门间交接时作好记录,这样不 仅可以控制进度,还能避免数据丢失。

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第六步:数据检查


(1)完整性检查:完整性 即记录数量是否完整。可以请 企业中有经验的人员复查或计算一下总数,将其和历史数据比较。同时还 要检查字段的完整性,所有的ERP软件都 有必须输入的字段,如果缺 少这些字段就会造成系统的不稳定,如物料的提前期、默认仓库等。另外还 有一些非软件要求的必须输入的字段,对企业 今后的业务和统计分析有用的字段也要列入检查范围,例如客 户分类和所属地区等。

(2)正确性检查:正确性的范围很广,这里不做一一说明,可以由 企业自己根据需要制定检查原则。有些错 误如会计科目是资产类型的,但是因 为人为错误输入成负债类型的,再比如 有的物料是采购来的,但是录入成自制件,这样的 错误在系统上线前必须发现并改正。

(3)唯一性检查:数据的 唯一性应该从两个角度检查,常见错 误有多个实物编成同一个编码,如果以后录入系统,成熟的ERP软件会 提示编码已经存在,并拒绝接受。同时一 个实物对应多个编码的现象也必须杜绝,这种错误ERP软件是发现不了的,必须利用人工查找,否则在 上线后会发生多个账务错误。

在改正错误的同时,要做好 资料版本的控制,这个工 作在多部门参与的数据整理工作中尤为重要。曾经有个客户,多个部 门都在同时修改一份相同的资料,修改之 后的文档中只有自己的一部分数据是正确的,其他部 门数据还是错误的。在录入数据时,无论以 谁的数据为准都是不行的,必须用 正确的数据替换错误数据后进行合并才行。由此可见,针对每 类数据都应该设置负责部门和负责人员,每次修 改后由负责人员将文档的版本更新,同时旧 版本数据也要保存。这样做可将误

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