ERP的主要 作用就是对企业信息的整合,而信息 的载体和表达都要通过数据完成。对项目实施来讲,基础数 据的准备工作难度最大。
首先,基础数据涉及面广,涵盖了 企业中所有可见信息和不可见信息。物料基本信息,产品结构数据,会计科目,供应商客户信息,部门、工厂、仓库、车间信 息等等属于可见信息,这些信 息在手工作业中也会用到。不可见 信息如单据类型、仓库性质、计划参数等,这些信 息在手工管理信息时是不会涉及到的,它们会 影响到系统计算。
另外,基础数
据准备的工作量大,以上各
类信息的记录数从几个到几十万都有,而每条
记录包含的字段又可多达上百个,两者的
乘积简直是天文数字,通常造
成项目延期的原因有90%来自于基础数据整理。
数据的
正确性是最重要的,基础数
据是许多程序正确运行的基础,如物料
计划和生产计划就是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM结构等计算得到的,如果其
中任何一个数据与实际不符,计划结
果就将没有任何指导意义。
正是因
为基础数据具有这些特征,从而造
成了收集准备工作量大、难组织,一般需
要多个部门协调,投入的
人力和时间都比较多,见效周期长,因此阻力也是很大的。
为了帮
助企业更有效地实施ERP,下面谈一下如何快速、低成本、低错误
率地完成基础数据准备。
第一步:确定工作范围
首先根据ERP项目范
围确定哪些数据需要准备,然后确
定参与部门和人员配备,进而确定工作计划,切记不
可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做,必须对
此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计
划中还要注意安排定期的会议,以方便
工作人员之间沟通。
第二步:建立必要的编码原则
ERP软件对
数据的管理是通过编码实现的,编码可
以对数据进行唯一的标识,并且贯
穿以后的查询和应用,建立编
码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则,也为庞
杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法,所谓磨刀不误砍柴工,大家切不可急于求成,忽略了
这些重要的工作。
另外,编码原
则的制定属于企业级标准的建立,应该按照ISO9000的标准制定和管理,尤其对
于量大的基础数据(如物料主文件的编码)必须由
多个部门共同确定方案。
第三步:建立公用信息
建立的
公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。这些数
据会在其他基础数据中被引用,并且数据量不大,可以利
用较少的时间和人力完成。如果整
理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话,整体效
率和进度会大打折扣。
第四步:BOM结构的确定
(根据企业情况可选)
如果企
业应用生产系统、计划或产品研发模块,BOM就是必须的基础数据。这里首
先应该明确原料到半成品、半成品
到产品的级次关系,这步工
作的难点是半成品设定的问题。如果半
成品设定层次少或层次不设定,今后的
统计分析就不能细化;如果半成品设定多,就会大大增加数据量。
如果遇到下列情况,那么半
成品要设置编码管理:对半成品建立库存账、或者采
用安全库存管理、半成品
对外销售或用于售后服务,除此以
外半成品尽量不用编码,也不用录入软件系统,BOM 每多一层,相应增加BOM数据量
的同时还会增加物料信息的数据量,我个人
的观点是尽量少的BOM阶次可
以使这项工作处于可控状态。
第五步:收集第一手资料
将原来
的离散数据从不同部门集中
在这些离散数据中,仅物料基本信息一项,字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中,应利用
统一格式的表格在各个部门间交叉流转,让各部
门将与自己相关的数据填入表格,完成后
传递给下个部门,以此类推,直到完成此步工作。在工作
中应注意传递的安排,传递路径需提前确定。为了保证工期,可以让
不同部门同时开始,然后交叉传递,或者一
个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时,将每张
发出的表格统一编号(唯一),并在部
门间交接时作好记录,这样不
仅可以控制进度,还能避免数据丢失。
第六步:数据检查
(1)完整性检查:完整性
即记录数量是否完整。可以请
企业中有经验的人员复查或计算一下总数,将其和历史数据比较。同时还
要检查字段的完整性,所有的ERP软件都
有必须输入的字段,如果缺
少这些字段就会造成系统的不稳定,如物料的提前期、默认仓库等。另外还
有一些非软件要求的必须输入的字段,对企业
今后的业务和统计分析有用的字段也要列入检查范围,例如客
户分类和所属地区等。
(2)正确性检查:正确性的范围很广,这里不做一一说明,可以由
企业自己根据需要制定检查原则。有些错
误如会计科目是资产类型的,但是因
为人为错误输入成负债类型的,再比如
有的物料是采购来的,但是录入成自制件,这样的
错误在系统上线前必须发现并改正。
(3)唯一性检查:数据的
唯一性应该从两个角度检查,常见错
误有多个实物编成同一个编码,如果以后录入系统,成熟的ERP软件会
提示编码已经存在,并拒绝接受。同时一
个实物对应多个编码的现象也必须杜绝,这种错误ERP软件是发现不了的,必须利用人工查找,否则在
上线后会发生多个账务错误。
在改正错误的同时,要做好
资料版本的控制,这个工
作在多部门参与的数据整理工作中尤为重要。曾经有个客户,多个部
门都在同时修改一份相同的资料,修改之
后的文档中只有自己的一部分数据是正确的,其他部
门数据还是错误的。在录入数据时,无论以
谁的数据为准都是不行的,必须用
正确的数据替换错误数据后进行合并才行。由此可见,针对每
类数据都应该设置负责部门和负责人员,每次修
改后由负责人员将文档的版本更新,同时旧
版本数据也要保存。这样做
可将误操作的损失降低到最小。
第七步:将数据录入软件系统
录入前
应该将基础数据原始档案归档,对于以
电子文档保存的数据,应该将数据备份好,并注明整理人员、完成时间和最后版本,如果是打印的纸介质,应该将
其保存在专门的文件柜中,作为重要文档管理。
接下来
的的录入工作是艰巨而枯燥的重复工作。通常的
录入方法有手工录入和利用工具导入这两种。这些方法各有利弊。
第八步:系统检核
完成录
入工作后仍然不能彻底放松,必须再次检查,此时最
好的方法是利用软件程序测试数据,例如将
数据库备份成一个新的数据库,将企业
常用的流程在新数据库中做一遍,通过检
查结果的正确性来验证基础数据的正确性。
在收集
和整理这两个步骤中,各企业
根据自身员工的技术和特长,通常会
用一些工具软件辅助数据收集和整理工作,常用的有MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等。利用工
具软件不仅能大大提高收集和整理的效率,更大的
优势是能够查错,下几条
简单指令就可以发现大部分错误,如果依
靠人工比对检查,所需的
时间和工作量都是企业无法承受的。
ERP基础数
据准备这项工作的重点不是在数据本身,严密的
计划和合理的组织才是完成这项艰巨工作的最好手段。