ERP的主要 作用就是对企业信息的整合，而信息 的载体和表达都要通过数据完成。对项目实施来讲，基础数 据的准备工作难度最大。

首先，基础数据涉及面广，涵盖了 企业中所有可见信息和不可见信息。物料基本信息，产品结构数据，会计科目，供应商客户信息，部门、工厂、仓库、车间信 息等等属于可见信息，这些信 息在手工作业中也会用到。不可见 信息如单据类型、仓库性质、计划参数等，这些信 息在手工管理信息时是不会涉及到的，它们会 影响到系统计算。

另外，基础数 据准备的工作量大，以上各 类信息的记录数从几个到几十万都有，而每条 记录包含的字段又可多达上百个，两者的 乘积简直是天文数字，通常造 成项目延期的原因有90％来自于基础数据整理。
数据的 正确性是最重要的，基础数 据是许多程序正确运行的基础，如物料 计划和生产计划就是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM结构等计算得到的，如果其 中任何一个数据与实际不符，计划结 果就将没有任何指导意义。
正是因 为基础数据具有这些特征，从而造 成了收集准备工作量大、难组织，一般需 要多个部门协调，投入的 人力和时间都比较多，见效周期长，因此阻力也是很大的。
为了帮 助企业更有效地实施ERP，下面谈一下如何快速、低成本、低错误 率地完成基础数据准备。
第一步：确定工作范围
首先根据ERP项目范 围确定哪些数据需要准备，然后确 定参与部门和人员配备，进而确定工作计划，切记不 可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做，必须对 此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计 划中还要注意安排定期的会议，以方便 工作人员之间沟通。

第二步：建立必要的编码原则

ERP软件对 数据的管理是通过编码实现的，编码可 以对数据进行唯一的标识，并且贯 穿以后的查询和应用，建立编 码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则，也为庞 杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法，所谓磨刀不误砍柴工，大家切不可急于求成，忽略了 这些重要的工作。 

另外，编码原 则的制定属于企业级标准的建立，应该按照ISO9000的标准制定和管理，尤其对 于量大的基础数据（如物料主文件的编码）必须由 多个部门共同确定方案。

第三步：建立公用信息

建立的 公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。这些数 据会在其他基础数据中被引用，并且数据量不大，可以利 用较少的时间和人力完成。如果整 理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话，整体效 率和进度会大打折扣。

第四步：BOM结构的确定
（根据企业情况可选）

如果企 业应用生产系统、计划或产品研发模块，BOM就是必须的基础数据。这里首 先应该明确原料到半成品、半成品 到产品的级次关系，这步工 作的难点是半成品设定的问题。如果半 成品设定层次少或层次不设定，今后的 统计分析就不能细化；如果半成品设定多，就会大大增加数据量。

如果遇到下列情况，那么半 成品要设置编码管理：对半成品建立库存账、或者采 用安全库存管理、半成品 对外销售或用于售后服务，除此以 外半成品尽量不用编码，也不用录入软件系统，BOM 每多一层，相应增加BOM数据量 的同时还会增加物料信息的数据量，我个人 的观点是尽量少的BOM阶次可 以使这项工作处于可控状态。

第五步：收集第一手资料
将原来 的离散数据从不同部门集中

在这些离散数据中，仅物料基本信息一项，字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中，应利用 统一格式的表格在各个部门间交叉流转，让各部 门将与自己相关的数据填入表格，完成后 传递给下个部门，以此类推，直到完成此步工作。在工作 中应注意传递的安排，传递路径需提前确定。为了保证工期，可以让 不同部门同时开始，然后交叉传递，或者一 个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时，将每张 发出的表格统一编号（唯一），并在部 门间交接时作好记录，这样不 仅可以控制进度，还能避免数据丢失。

第六步：数据检查

（1）完整性检查：完整性 即记录数量是否完整。可以请 企业中有经验的人员复查或计算一下总数，将其和历史数据比较。同时还 要检查字段的完整性，所有的ERP软件都 有必须输入的字段，如果缺 少这些字段就会造成系统的不稳定，如物料的提前期、默认仓库等。另外还 有一些非软件要求的必须输入的字段，对企业 今后的业务和统计分析有用的字段也要列入检查范围，例如客 户分类和所属地区等。

（2）正确性检查：正确性的范围很广，这里不做一一说明，可以由 企业自己根据需要制定检查原则。有些错 误如会计科目是资产类型的，但是因 为人为错误输入成负债类型的，再比如 有的物料是采购来的，但是录入成自制件，这样的 错误在系统上线前必须发现并改正。

（3）唯一性检查：数据的 唯一性应该从两个角度检查，常见错 误有多个实物编成同一个编码，如果以后录入系统，成熟的ERP软件会 提示编码已经存在，并拒绝接受。同时一 个实物对应多个编码的现象也必须杜绝，这种错误ERP软件是发现不了的，必须利用人工查找，否则在 上线后会发生多个账务错误。

在改正错误的同时，要做好 资料版本的控制，这个工 作在多部门参与的数据整理工作中尤为重要。曾经有个客户，多个部 门都在同时修改一份相同的资料，修改之 后的文档中只有自己的一部分数据是正确的，其他部 门数据还是错误的。在录入数据时，无论以 谁的数据为准都是不行的，必须用 正确的数据替换错误数据后进行合并才行。由此可见，针对每 类数据都应该设置负责部门和负责人员，每次修 改后由负责人员将文档的版本更新，同时旧 版本数据也要保存。这样做 可将误操作的损失降低到最小。

第七步：将数据录入软件系统

录入前 应该将基础数据原始档案归档，对于以 电子文档保存的数据，应该将数据备份好，并注明整理人员、完成时间和最后版本，如果是打印的纸介质，应该将 其保存在专门的文件柜中，作为重要文档管理。
接下来 的的录入工作是艰巨而枯燥的重复工作。通常的 录入方法有手工录入和利用工具导入这两种。这些方法各有利弊。
第八步：系统检核


完成录 入工作后仍然不能彻底放松，必须再次检查，此时最 好的方法是利用软件程序测试数据，例如将 数据库备份成一个新的数据库，将企业 常用的流程在新数据库中做一遍，通过检 查结果的正确性来验证基础数据的正确性。 

在收集 和整理这两个步骤中，各企业 根据自身员工的技术和特长，通常会 用一些工具软件辅助数据收集和整理工作，常用的有MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等。利用工 具软件不仅能大大提高收集和整理的效率，更大的 优势是能够查错，下几条 简单指令就可以发现大部分错误，如果依 靠人工比对检查，所需的 时间和工作量都是企业无法承受的。 

ERP基础数 据准备这项工作的重点不是在数据本身，严密的 计划和合理的组织才是完成这项艰巨工作的最好手段。